Inbox Team WhatsApp: Guida Completa per Supporto e Vendite (2026)

La tua azienda ha un numero WhatsApp, ma cinque agenti devono gestire le conversazioni con i clienti. L'app WhatsApp Business non lo supporta. Hai bisogno di un inbox di team -- uno spazio di lavoro condiviso dove piu agenti gestiscono le conversazioni WhatsApp da un unico numero senza sovrapporsi.

Questa guida copre tutto sugli inbox di team WhatsApp: cosa sono, perche ne hai bisogno, le funzionalita essenziali, e come configurarne uno con WhatsTeam in meno di 15 minuti.

Cos'e un Inbox di Team WhatsApp?

Un inbox di team WhatsApp e uno spazio di lavoro condiviso costruito sulla WhatsApp Business API che permette a piu agenti di gestire le conversazioni dei clienti da un unico numero WhatsApp contemporaneamente.

Pensalo come un inbox email condiviso (Front, Help Scout, Zendesk), ma per WhatsApp. Ogni agente vede tutte le conversazioni in arrivo, le conversazioni vengono assegnate ad agenti specifici, e i manager hanno visibilita su tempi di risposta e prestazioni.

Come Si Differenzia dall'App WhatsApp Business

L'app gratuita WhatsApp Business e progettata per una persona. La installi su un telefono, colleghi fino a 4 dispositivi aggiuntivi, e basta. Non puoi:

• Assegnare conversazioni ad agenti specifici
• Tracciare chi ha risposto a quale cliente
• Configurare regole di routing o auto-assegnazione
• Aggiungere note interne visibili solo al team
• Misurare tempi di risposta o prestazioni degli agenti
• Controllare permessi basati sui ruoli

La WhatsApp Business API, accessibile tramite una piattaforma come WhatsTeam, elimina tutte queste limitazioni.

Perche Hai Bisogno di un Inbox di Team

Se gestisci piu di 50 conversazioni WhatsApp al giorno con piu di 2 persone, hai bisogno di un inbox di team.

Messaggi persi: Senza assegnazione, le conversazioni sfuggono. Il cliente scrive alle 15, nessuno risponde perche tutti pensano che se ne occupi qualcun altro.

Risposte duplicate: Due agenti rispondono allo stesso cliente con informazioni diverse.

Nessuna responsabilita: Il manager chiede "chi ha gestito questo reclamo?" Nessuno lo sa.

Risposte inconsistenti: Senza template e knowledge base condivisa, l'Agente A da informazioni diverse dall'Agente B.

Tempi di risposta lenti: Senza routing, i messaggi urgenti aspettano in coda dietro richieste di routine.

Funzionalita Essenziali

Auto-Assegnazione e Routing

La funzionalita piu importante:

• Assegnazione round-robin: Distribuisce le conversazioni equamente tra agenti disponibili
• Routing per competenze: Indirizza le domande tecniche agli agenti tecnici
• Routing per dipartimento: I clienti selezionano il dipartimento tramite menu
• Bilanciamento del carico: Considera le conversazioni aperte di ogni agente
• Routing per orari: Indirizza al team giusto in base a fuso orario e orari di lavoro

WhatsTeam supporta tutto questo tramite il sistema di dipartimenti.

Note Interne e Collaborazione

• Note interne: Gli agenti lasciano contesto per il successivo
• Menzioni: Tagga un collega per avere il suo parere
• Cronologia conversazione: Ogni agente vede la cronologia completa
• Contesto di trasferimento: Al momento della riassegnazione, includere una nota esplicativa

Etichette e Filtri

• Etichette personalizzate (es. "VIP", "Urgente", "In attesa stock")
• Filtrare per etichetta, agente, stato, periodo
• Azioni di massa: assegnare, etichettare o risolvere piu conversazioni

Analitiche di Prestazione

• Tempo di prima risposta
• Tempo di risoluzione
• Conversazioni per agente
• Tasso di deflection del bot
• Ore di punta

Permessi Basati sui Ruoli

• Agenti: Vedono conversazioni assegnate, rispondono, aggiungono note
• Supervisori: Vedono tutte le conversazioni, riassegnano, accedono alle analitiche
• Amministratori: Gestiscono i membri del team, configurano regole

Integrazione CRM

• Shopify: Dettagli ordine nella barra laterale della conversazione
• HubSpot / Salesforce: Sincronizza dati contatti
• Zapier / Make: Connetti con centinaia di strumenti
• Webhook personalizzati: Costruisci integrazioni proprie via API REST

Configurare l'Inbox di Team con WhatsTeam

Step 1: Connetti il Tuo Numero WhatsApp

Registrati su whats.team/sign-up e connetti il tuo numero. Puoi trasferire un numero esistente o ottenerne uno nuovo. La configurazione richiede meno di 10 minuti.

Step 2: Invita il Tuo Team

Vai in Gestione Team e invita i tuoi agenti via email. Ogni agente ottiene il proprio accesso tramite browser.

Limiti per piano:

• Starter ($29/mese): Fino a 3 agenti
• Business ($69/mese): Fino a 10 agenti
• Enterprise ($119/mese): Agenti illimitati

Step 3: Configura le Regole di Assegnazione

1. Crea dipartimenti (es. Supporto, Vendite, Fatturazione)
2. Imposta la modalita di auto-assegnazione -- round-robin, bilanciata o manuale
3. Configura gli orari di lavoro
4. Configura un messaggio di benvenuto

Step 4: Configura i Dipartimenti

Ogni dipartimento puo avere i propri agenti, regole di routing, analitiche separate e orari diversi.

Step 5: Attiva il Chatbot IA per il Triage

Prima che le conversazioni raggiungano gli agenti umani, un chatbot IA puo:

• Rispondere automaticamente alle domande frequenti
• Raccogliere informazioni del cliente
• Indirizzare al dipartimento corretto
• Gestire richieste semplici dall'inizio alla fine

Un chatbot ben configurato gestisce il 60-70% delle conversazioni in arrivo.

Configura chatbot IA con WhatsTeam

Best Practice

Definisci Obiettivi di Tempo di Risposta

• Prima risposta: Meno di 5 minuti in orario lavorativo
• Tempo di risoluzione: Meno di 4 ore per problemi standard
• Fuori orario: Risposta automatica in 1 minuto

Usa le Etichette in Modo Consistente

• Priorita: Urgente, Alta, Normale, Bassa
• Stato: In attesa cliente, In attesa stock, Escalato
• Tipo: Fatturazione, Tecnico, Resi, Pre-vendita

Rivedi le Analitiche Settimanalmente

• Quali agenti hanno i tempi di risposta piu rapidi/lenti?
• Quali sono gli argomenti piu comuni? Qualcuno puo essere automatizzato?
• Ci sono momenti in cui il team e sovraccarico?

Inbox di Team per Diversi Casi d'Uso

Team di Supporto Clienti

Setup: Dipartimenti per Livello 1 (chatbot + agenti junior) e Livello 2 (agenti senior).

Scopri di piu su WhatsApp per il supporto

Team di Vendita

Setup: Instrada i lead per origine ad agenti specializzati. Usa etichette per tracciare la fase del deal.

Best practice: Rispondi ai nuovi lead entro 2 minuti.

Operazioni E-commerce

Setup: Dipartimenti per Pre-vendita, Post-vendita e Resi. Connetti Shopify per i dati degli ordini.

Scopri di piu su WhatsApp per l'e-commerce

Domande Frequenti

Quanti agenti possono usare un inbox di team?

Con WhatsTeam, il piano Starter supporta fino a 3 agenti ($29/mese), Business fino a 10 ($69/mese), e Enterprise offre agenti illimitati ($119/mese).

Posso usare un inbox di team con il mio numero esistente?

Si. Puoi trasferire il tuo numero WhatsApp Business App all'inbox basato su API di WhatsTeam.

Il cliente sa che sta parlando con agenti diversi?

Per impostazione predefinita, i clienti vedono il nome e la foto della tua azienda -- non i nomi dei singoli agenti.

Posso usare l'inbox di team su mobile?

Si. WhatsTeam funziona in qualsiasi browser web, inclusi quelli mobile.

Qual e la differenza con WhatsApp Business App e i dispositivi collegati?

WhatsApp Business App supporta fino a 5 dispositivi collegati, ma non ha assegnazione, routing, analitiche o permessi per ruolo. Un inbox di team basato su API fornisce tutto questo, piu automazione, integrazione CRM e agenti illimitati.

Inizia con l'Inbox di Team

1. Esplora le funzionalita dell'inbox
2. Confronta i piani di prezzo
3. Registrati e connetti il tuo numero in meno di 10 minuti