Todo lo que necesitas saber sobre el inbox de equipo WhatsApp. Guía de configuración, mejores prácticas y gestión multi-agente.
Tu empresa tiene un numero de WhatsApp, pero cinco agentes necesitan gestionar las conversaciones con clientes. La app de WhatsApp Business no lo permite. Necesitas un inbox de equipo -- un espacio de trabajo compartido donde multiples agentes gestionan conversaciones de WhatsApp desde un unico numero sin pisarse unos a otros.
Esta guia cubre todo sobre los inbox de equipo de WhatsApp: que son, por que los necesitas, las funciones que importan, y como configurar uno con WhatsTeam en menos de 15 minutos.
Un inbox de equipo de WhatsApp es un espacio de trabajo compartido construido sobre WhatsApp Business API que permite a multiples agentes gestionar conversaciones de clientes desde un unico numero de WhatsApp simultaneamente.
Piensa en ello como un inbox de email compartido (Front, Help Scout, Zendesk), pero para WhatsApp. Cada agente ve todas las conversaciones entrantes, las conversaciones se asignan a agentes especificos, y los managers tienen visibilidad de tiempos de respuesta, tasas de resolucion y rendimiento de agentes.
La app gratuita de WhatsApp Business esta disenada para una persona. La instalas en un telefono, vinculas hasta 4 dispositivos adicionales, y eso es todo. No hay forma de:
La WhatsApp Business API, accedida a traves de una plataforma como WhatsTeam, elimina todas estas limitaciones.
Si gestionas mas de 50 conversaciones de WhatsApp al dia con mas de 2 personas, necesitas un inbox de equipo. Esto es lo que pasa sin uno:
Mensajes perdidos: Sin asignacion, las conversaciones se pierden. Un cliente escribe a las 3 PM, nadie lo atiende porque todos asumen que otro lo hara.
Respuestas duplicadas: Dos agentes responden al mismo cliente con respuestas diferentes. Poco profesional y confuso.
Sin rendicion de cuentas: El manager pregunta "quien gestiono esta queja?" Nadie lo sabe. No hay registro de auditoria.
Respuestas inconsistentes: Sin plantillas y una base de conocimiento compartida, el Agente A da informacion de precios diferente al Agente B.
Tiempos de respuesta lentos: Sin enrutamiento y priorizacion, los mensajes urgentes esperan en cola detras de consultas rutinarias.
La funcion mas importante. Sin ella, los agentes pierden tiempo eligiendo conversaciones en lugar de ayudar a clientes.
Que buscar:
WhatsTeam soporta todo esto a traves de su sistema de departamentos y asignacion.
Tu equipo necesita comunicarse sobre conversaciones sin que el cliente lo vea.
A medida que crece el volumen, necesitas formas de organizar y encontrar conversaciones rapidamente.
Tu inbox de equipo debe conectarse con el resto de tu negocio:
Registrate en whats.team/sign-up y conecta tu numero. Puedes transferir un numero existente de WhatsApp Business App o conseguir uno nuevo. La conexion toma menos de 10 minutos.
Ve a Gestion de Equipo e invita a tus agentes por email. Cada agente obtiene su propio acceso y puede usar el inbox desde cualquier navegador.
Limites por plan WhatsTeam:
Configura como se distribuyen las conversaciones:
Los departamentos son la columna vertebral de la comunicacion organizada. Cada uno puede tener agentes propios, reglas de enrutamiento, analitica separada y horarios diferentes.
Antes de que las conversaciones lleguen a agentes humanos, un chatbot con IA puede:
Un chatbot bien configurado desvía el 60-70% de conversaciones entrantes.
Configura chatbots con IA en WhatsTeam
Programa una revision de 15 minutos semanales:
Configuracion: Departamentos para Nivel 1 (chatbot + agentes junior) y Nivel 2 (agentes senior). Auto-escalado cuando el chatbot no puede resolver.
Mas sobre WhatsApp para soporte
Configuracion: Enruta leads por origen (web, anuncios, referidos) a agentes especializados. Usa etiquetas para rastrear etapa del deal.
Buena practica: Responde a nuevos leads en menos de 2 minutos. Los estudios muestran que responder en 5 minutos hace 21x mas probable calificar el lead que esperar 30 minutos.
Configuracion: Departamentos para Pre-venta, Post-venta y Devoluciones. Conecta Shopify para traer datos de pedidos.
Mas sobre WhatsApp para e-commerce
Con WhatsTeam, el plan Starter soporta hasta 3 agentes ($29/mes), Business hasta 10 ($69/mes), y Enterprise ofrece agentes ilimitados ($119/mes). No hay limite de conversaciones simultaneas.
Si. Puedes transferir tu numero de WhatsApp Business App al inbox basado en API de WhatsTeam. Tu numero sigue igual y los clientes no notaran diferencia.
Por defecto, los clientes ven el nombre y foto de tu empresa -- no nombres de agentes individuales. Sin embargo, puedes configurar que los agentes se presenten si prefieres un toque mas personal.
Si. WhatsTeam funciona en cualquier navegador web, incluyendo navegadores moviles. Tus agentes pueden gestionar conversaciones desde telefono, tablet o escritorio.
WhatsApp Business App soporta hasta 5 dispositivos vinculados, pero no hay asignacion, enrutamiento, analitica ni acceso basado en roles. Un inbox de equipo basado en la API proporciona todo esto, mas automatizacion, integracion CRM y agentes ilimitados.
Conecta tu WhatsApp a Claude AI en minutos. Envía mensajes, gestiona conversaciones y automatiza flujos de trabajo con el asistente de IA más potente.
Aprende a configurar la API de WhatsApp Business paso a paso — requisitos, elección del BSP, aprobación de plantillas y los errores más comunes resueltos.
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