Cómo Conectar WhatsApp a tu CRM: Guía Completa de Integración 2026

Última actualización: 14 de abril de 2026 · 10 min de lectura

Tu equipo de ventas cierra tratos por WhatsApp. Tu CRM registra cada negocio. Pero los dos sistemas no se comunican entre sí, así que tus vendedores pierden 30 minutos al día copiando datos de contacto, registrando conversaciones manualmente y cambiando entre pestañas.

La integración de WhatsApp con tu CRM soluciona esto. Conecta tus conversaciones de WhatsApp directamente con los registros del CRM -- contactos, negocios, tickets -- para que cada interacción se capture automáticamente, cada lead se rastree correctamente y tu equipo trabaje con una única fuente de verdad.

Esta guía cubre exactamente cómo conectar WhatsApp a los CRM más populares, qué datos puedes sincronizar y cómo configurarlo con WhatsTeam.

---

Por Qué Integrar WhatsApp con tu CRM

La mayoría de empresas empiezan a usar WhatsApp para comunicarse con clientes y rápidamente se dan cuenta del mismo problema: las conversaciones de WhatsApp están en un lugar, los registros de clientes en otro. Sin integración, obtienes:

• Contexto perdido: El agente abre un chat de WhatsApp pero no tiene idea del historial de compras del cliente, tickets abiertos o etapa del negocio
• Entrada manual de datos: Los vendedores copian números de teléfono, nombres y resúmenes de conversaciones al CRM a mano -- lento y propenso a errores
• Sin atribución: Marketing no puede saber qué campañas de WhatsApp generaron pipeline real porque los datos no están conectados
• Seguimientos rotos: Un negocio pasa a "Propuesta Enviada" en el CRM pero nadie envía el seguimiento por WhatsApp porque los sistemas están desconectados

Qué Cambia Después de la Integración

Cuando WhatsApp y tu CRM están conectados, cuatro cosas suceden automáticamente:

1. Los contactos se sincronizan en ambas direcciones. Una nueva conversación de WhatsApp crea un contacto en tu CRM. Un contacto existente del CRM que te escribe se identifica al instante -- sin duplicados, sin búsqueda manual.

2. Las conversaciones se registran en los registros del CRM. Cada mensaje de WhatsApp, enviado o recibido, aparece en la línea temporal del contacto en tu CRM. Tu equipo tiene contexto completo sin salir del CRM.

3. Eventos del CRM disparan mensajes de WhatsApp. ¿El negocio pasó a "Ganado"? Envía automáticamente un mensaje de bienvenida por WhatsApp. ¿Se creó un ticket de soporte? Envía una confirmación por WhatsApp. Esto funciona a través de reglas de automatización que tú defines.

4. La segmentación usa datos de WhatsApp. Puedes filtrar contactos del CRM por engagement en WhatsApp -- quién respondió, quién abrió, quién hizo clic -- y construir listas segmentadas para campañas.

---

Las Mejores Integraciones CRM para WhatsApp en 2026

WhatsTeam se conecta a las principales plataformas CRM a través de conectores nativos y mediante Zapier/Make para todo lo demás. Así funciona cada integración en la práctica.

HubSpot + WhatsApp

HubSpot es la integración CRM más popular entre los usuarios de WhatsTeam, y con razón -- cubre marketing, ventas y servicio en una sola plataforma.

Qué se sincroniza:

• Nuevos contactos de WhatsApp crean automáticamente contactos en HubSpot (nombre, teléfono, email si se compartió)
• Las conversaciones de WhatsApp se registran como actividades en la línea temporal del contacto
• Los cambios de etapa de negocio en HubSpot pueden disparar mensajes de plantilla de WhatsApp
• Las etiquetas de WhatsApp en WhatsTeam se mapean a propiedades de contacto en HubSpot
• Los campos personalizados se sincronizan en ambas direcciones

Cómo configurarlo:

1. En WhatsTeam, ve a Configuración > Integraciones
2. Selecciona HubSpot y haz clic en Conectar
3. Autoriza tu cuenta de HubSpot (OAuth -- sin necesidad de gestionar claves API)
4. Configura el mapeo de campos: elige qué campos de WhatsTeam se corresponden con qué propiedades de HubSpot
5. Habilita la dirección de sincronización: unidireccional (WhatsApp a HubSpot) o bidireccional
6. Configura triggers de automatización (opcional): define qué eventos del CRM envían mensajes de WhatsApp

Ideal para: Equipos de marketing que quieren datos de campañas de WhatsApp fluyendo al reporting de HubSpot, y equipos de ventas que necesitan seguimientos por WhatsApp activados por cambios de negocio.

Configurar integración con HubSpot →

Salesforce + WhatsApp

La integración con Salesforce está diseñada para equipos más grandes que necesitan datos de WhatsApp dentro de sus workflows, reportes y dashboards existentes en Salesforce.

Qué se sincroniza:

• Las conversaciones de WhatsApp crean o actualizan Leads y Contactos en Salesforce
• El historial de mensajes se registra como Actividades en el registro de Lead/Contacto/Oportunidad
• Las reglas de workflow de Salesforce pueden disparar mensajes salientes de WhatsApp a través de WhatsTeam
• Se soportan objetos personalizados y campos para modelos de datos complejos
• La pertenencia a campañas se actualiza según el engagement en WhatsApp

Cómo configurarlo:

1. En WhatsTeam, ve a Configuración > Integraciones > Salesforce
2. Conecta usando OAuth (se requiere Salesforce Connected App -- proceso estándar)
3. Mapea los campos de WhatsTeam a campos estándar y personalizados de Salesforce
4. Configura qué objetos de Salesforce reciben datos de WhatsApp (Leads, Contactos o ambos)
5. Construye Flows o automatizaciones de Process Builder en Salesforce que disparen envíos de WhatsApp

Ideal para: Equipos de ventas enterprise que ya gestionan su pipeline en Salesforce y necesitan WhatsApp como canal de comunicación sin abandonar sus workflows existentes.

Configurar integración con Salesforce →

Zoho CRM + WhatsApp

La integración con Zoho CRM funciona bien para equipos pequeños y medianos que quieren conversaciones de WhatsApp conectadas a su pipeline de ventas en Zoho.

Qué se sincroniza:

• Los contactos de WhatsApp se mapean a Leads o Contactos de Zoho
• Los logs de conversación aparecen como Notas o Actividades en Zoho
• Las reglas de workflow de Zoho disparan mensajes de WhatsApp vía WhatsTeam
• Las etiquetas se sincronizan con campos personalizados de Zoho
• Las actualizaciones de etapa de negocio pueden disparar notificaciones por WhatsApp

Cómo configurarlo:

1. En WhatsTeam, navega a Configuración > Integraciones > Zoho CRM
2. Autoriza tu cuenta de Zoho
3. Configura reglas de coincidencia de contactos (el número de teléfono es la clave principal)
4. Mapea los campos entre WhatsTeam y los módulos de Zoho
5. Configura workflows de Zoho para triggers de WhatsApp salientes

Ideal para: Equipos que ya usan el ecosistema Zoho (Zoho Desk, Zoho Campaigns) y quieren datos de cliente unificados en todas las apps de Zoho más WhatsApp.

Configurar integración con Zoho →

Pipedrive + WhatsApp

El diseño centrado en negocios de Pipedrive lo convierte en una opción natural para equipos de ventas que usan WhatsApp para mover negocios a través del pipeline.

Qué se sincroniza:

• Las conversaciones de WhatsApp crean Personas en Pipedrive y se vinculan a Negocios
• La actividad de mensajes se registra como Notas en la Persona o el Negocio
• Los cambios de etapa del pipeline disparan seguimientos por WhatsApp
• Las etiquetas de WhatsTeam pueden actualizar campos personalizados de Pipedrive
• La completación de actividades (llamadas, reuniones) puede disparar confirmaciones por WhatsApp

Cómo configurarlo:

1. Ve a Configuración > Integraciones > Pipedrive en WhatsTeam
2. Conecta tu cuenta de Pipedrive vía OAuth
3. Elige si los nuevos contactos de WhatsApp crean Personas, Negocios o ambos
4. Mapea campos personalizados entre ambas plataformas
5. Configura triggers de etapa del pipeline para mensajes automáticos de WhatsApp

Ideal para: Equipos enfocados en ventas con un proceso de pipeline claro que quieren conversaciones de WhatsApp vinculadas directamente a negocios y seguimiento de ingresos.

Configurar integración con Pipedrive →

---

Usando Zapier y Make para Integraciones CRM Personalizadas

No todos los CRM tienen un conector nativo de WhatsTeam. Ahí es donde entran Zapier y Make (anteriormente Integromat). WhatsTeam tiene más de 500 integraciones disponibles a través de estas plataformas, lo que significa que puedes conectar WhatsApp a prácticamente cualquier CRM, helpdesk o herramienta de negocio.

Cuándo Usar Zapier/Make en Lugar de Nativo

• Tu CRM no tiene un conector directo de WhatsTeam (Monday CRM, Freshsales, Copper, etc.)
• Necesitas automatizaciones de múltiples pasos que involucren más que solo WhatsApp y CRM (ej., mensaje de WhatsApp → actualización CRM → notificación Slack → email de seguimiento)
• Quieres prototipar una integración rápidamente antes de comprometerte con una configuración nativa

Cómo Funciona

Ejemplo Zapier: Nueva conversación WhatsApp → Crear contacto HubSpot → Notificar Slack

1. Trigger: WhatsTeam dispara un webhook cuando inicia una nueva conversación
2. Acción 1: Zapier crea o actualiza un contacto en tu CRM
3. Acción 2: Zapier publica una notificación en el canal de Slack de tu equipo

Ejemplo Make: Cambio de etapa en Salesforce → Enviar plantilla WhatsApp

1. Trigger: Un negocio en Salesforce pasa a "Negociación"
2. Acción: Make envía un mensaje de plantilla de WhatsApp vía la API de WhatsTeam con los detalles del negocio

Configurar una Integración con Zapier

1. En WhatsTeam, ve a Configuración > Integraciones > Zapier
2. Copia tu clave API de WhatsTeam
3. En Zapier, busca "WhatsTeam" y selecciónalo como tu app de trigger
4. Elige tu evento trigger (nuevo mensaje, nuevo contacto, etiqueta asignada, etc.)
5. Conecta tu CRM como la app de acción
6. Mapea los campos y prueba

El mismo proceso aplica para Make -- WhatsTeam proporciona URLs de webhook y endpoints de API que ambas plataformas pueden usar.

---

Qué Datos Puedes Sincronizar entre WhatsApp y tu CRM

Aquí tienes un desglose de qué datos fluyen entre WhatsTeam y las plataformas CRM:

Consideraciones Importantes de Sincronización

El número de teléfono es la clave de coincidencia. Los contactos de WhatsApp se identifican por número de teléfono. Los contactos de tu CRM necesitan números en formato internacional (ej., +34612345678) para que la coincidencia funcione correctamente.

La frecuencia de sincronización varía. Las integraciones nativas sincronizan en tiempo real. Las integraciones por Zapier/Make dependen de tu plan -- el plan gratuito de Zapier verifica cada 15 minutos, los planes de pago cada 1-2 minutos.

Los mensajes de plantilla requieren aprobación previa. Si la automatización de tu CRM dispara un mensaje de WhatsApp, ese mensaje debe ser una plantilla pre-aprobada (requisito de Meta). No puedes enviar mensajes de texto libre a contactos que no te han escrito en las últimas 24 horas.

---

Paso a Paso: Configurar la Integración WhatsApp CRM con WhatsTeam

Aquí está el proceso completo desde cero hasta una integración funcional:

Paso 1: Crea tu Cuenta en WhatsTeam

Ve a whats.team/sign-up y regístrate. Necesitarás un número de WhatsApp Business API conectado -- si aún no tienes uno, WhatsTeam puede provisionar un nuevo número o ayudarte a transferir el existente.

Las integraciones CRM están disponibles en todos los planes:

Ver detalles de precios →

Paso 2: Conecta tu Número de WhatsApp

Si aún no has conectado un número de WhatsApp, sigue el asistente de configuración de WhatsTeam. Tienes tres opciones: transferir un número existente, comprar uno nuevo o usar el modo Coexistencia para mantener tu WhatsApp Business App funcionando simultáneamente.

Paso 3: Ve a Integraciones

Navega a Configuración > Integraciones en tu panel de WhatsTeam. Verás todos los conectores nativos disponibles y la opción de conectar vía Zapier o Make.

Paso 4: Selecciona y Autoriza tu CRM

Haz clic en tu CRM (HubSpot, Salesforce, Zoho, Pipedrive) y sigue el flujo de autorización OAuth. Esto normalmente toma 30 segundos -- serás redirigido a tu CRM para otorgar acceso y luego de vuelta a WhatsTeam.

Paso 5: Configura el Mapeo de Campos

Este es el paso más importante. Define cómo se mapean los datos entre WhatsTeam y tu CRM:

• Coincidencia de contactos: Normalmente por número de teléfono (recomendado) o email
• Mapeo de campos: Nombre de contacto WhatsTeam → Nombre + Apellido en CRM, etc.
• Valores por defecto: Qué sucede cuando un campo está vacío (omitir, usar valor por defecto, dejar en blanco)
• Dirección de sincronización: Unidireccional o bidireccional

Paso 6: Configura Triggers de Automatización (Opcional)

Define eventos del CRM que deben disparar mensajes de WhatsApp:

• Nuevo lead creado → Enviar plantilla de bienvenida por WhatsApp
• Cambio de etapa del negocio → Enviar actualización de estado por WhatsApp
• Ticket de soporte resuelto → Enviar encuesta de satisfacción por WhatsApp
• Factura vencida → Enviar recordatorio de pago por WhatsApp

Paso 7: Prueba la Integración

Envía un mensaje de prueba de WhatsApp a tu número y verifica que aparezca en tu CRM. Luego dispara un evento del CRM y comprueba que el mensaje de WhatsApp se envíe. Prueba ambas direcciones antes de ponerlo en producción.

---

Problemas Comunes de Integración WhatsApp CRM (y Soluciones)

Contactos Duplicados

Problema: El mismo cliente aparece dos veces en tu CRM -- una desde WhatsApp, otra desde otra fuente.

Solución: Asegúrate de que los números de teléfono estén almacenados en formato internacional en tu CRM. Configura WhatsTeam para que coincida primero por número de teléfono, segundo por email. Ejecuta un proceso de deduplicación después de la sincronización inicial.

Mensajes No Se Registran

Problema: Las conversaciones de WhatsApp no aparecen en las líneas temporales de contactos del CRM.

Solución: Verifica que la integración tenga permisos de escritura en los objetos de actividad/notas de tu CRM. Algunos CRM requieren scopes de API específicos -- reautoriza si es necesario.

Mensajes de Plantilla Fallan

Problema: Los triggers de automatización del CRM se disparan pero los mensajes de WhatsApp no se envían.

Solución: Verifica que la plantilla esté aprobada en tu WhatsApp Business Manager. Comprueba que el número de teléfono del contacto sea válido y tenga WhatsApp. Revisa la cola de mensajes de WhatsTeam para ver detalles del error.

Retrasos de Sincronización con Zapier/Make

Problema: Los contactos o mensajes tardan demasiado en sincronizarse.

Solución: Actualiza tu plan de Zapier/Make para intervalos de polling más rápidos. Alternativamente, cambia a la integración nativa basada en webhooks de WhatsTeam para sincronización en tiempo real.

---

Preguntas Frecuentes

¿Puedo integrar WhatsApp con mi CRM sin la API de WhatsApp Business?

No. La integración CRM requiere la API de WhatsApp Business porque proporciona la infraestructura de webhooks y las APIs de mensajes de las que dependen los conectores CRM. La app regular de WhatsApp Business no expone estas capacidades. WhatsTeam proporciona acceso a la API de WhatsApp como parte de todos los planes.

¿Necesito conocimientos técnicos para configurar la integración WhatsApp CRM?

No. Los conectores CRM nativos de WhatsTeam usan OAuth (clic para conectar) y mapeo visual de campos. No se requiere programación. Para integraciones con Zapier/Make, familiaridad básica con herramientas de automatización ayuda pero la configuración es de apuntar y hacer clic.

¿Cuánto cuesta la integración WhatsApp CRM?

Los planes de WhatsTeam empiezan en $29/mes (Starter). Los conectores nativos de CRM para HubSpot, Salesforce, Zoho y Pipedrive están disponibles en el plan Business ($69/mes) y superiores. Las integraciones con Zapier y Make están disponibles en todos los planes. Ver precios completos →

¿Mis contactos existentes del CRM se sincronizarán automáticamente?

Al conectar por primera vez, WhatsTeam sincroniza las nuevas interacciones en adelante. Los contactos existentes de WhatsApp en WhatsTeam pueden sincronizarse masivamente a tu CRM durante la configuración. Los contactos existentes del CRM se emparejan cuando envían un mensaje de WhatsApp.

¿Es segura la transferencia de datos?

Sí. Todas las integraciones usan OAuth 2.0 para autenticación (sin claves API almacenadas en texto plano). Los datos en tránsito están encriptados vía TLS. WhatsTeam no almacena las credenciales de tu CRM -- el token OAuth gestiona el acceso de forma segura.

---

Empieza con la Integración WhatsApp CRM

Conectar WhatsApp a tu CRM elimina la brecha entre las conversaciones con clientes y los datos de clientes. Tu equipo obtiene contexto completo en cada interacción, tu CRM obtiene datos precisos sin entrada manual y tus clientes reciben respuestas más rápidas y personalizadas.

• Ver todas las integraciones →
• Ver planes de precios →
• Crear tu cuenta →