WhatsApp Team Inbox: Kompletter Guide fuer Support & Vertrieb (2026)

Ihr Unternehmen hat eine WhatsApp-Nummer, aber fuenf Agenten muessen Kundengespraeche bearbeiten. Die WhatsApp Business App unterstuetzt das nicht. Sie brauchen einen Team-Inbox -- einen gemeinsamen Arbeitsbereich, in dem mehrere Agenten WhatsApp-Konversationen von einer einzigen Nummer aus verwalten, ohne sich gegenseitig in die Quere zu kommen.

Dieser Guide deckt alles ueber WhatsApp Team Inboxes ab: was sie sind, warum Sie einen brauchen, welche Funktionen wichtig sind, und wie Sie einen mit WhatsTeam in unter 15 Minuten einrichten.

Was Ist ein WhatsApp Team Inbox?

Ein WhatsApp Team Inbox ist ein gemeinsamer Arbeitsbereich auf Basis der WhatsApp Business API, der mehreren Agenten ermoeglicht, Kundengespraeche von einer einzigen WhatsApp-Nummer gleichzeitig zu bearbeiten.

Stellen Sie es sich wie einen gemeinsamen E-Mail-Posteingang vor (Front, Help Scout, Zendesk), aber fuer WhatsApp. Jeder Agent sieht alle eingehenden Konversationen, Gespraeche werden bestimmten Agenten zugewiesen, und Manager haben Einblick in Antwortzeiten und Leistung.

Wie Es Sich von der WhatsApp Business App Unterscheidet

Die kostenlose WhatsApp Business App ist fuer eine Person konzipiert. Sie installieren sie auf einem Telefon, verknuepfen bis zu 4 weitere Geraete, und das war's. Es gibt keine Moeglichkeit:

• Konversationen bestimmten Agenten zuzuweisen
• Nachzuverfolgen, wer welchem Kunden geantwortet hat
• Routing-Regeln oder Auto-Zuweisung einzurichten
• Interne Notizen hinzuzufuegen, die nur Ihr Team sehen kann
• Antwortzeiten oder Agentenleistung zu messen
• Zugriffsrechte nach Rollen zu steuern

Die WhatsApp Business API, zugaenglich ueber eine Plattform wie WhatsTeam, beseitigt all diese Einschraenkungen.

Warum Sie Einen Team Inbox Brauchen

Wenn Sie mehr als 50 WhatsApp-Konversationen pro Tag mit mehr als 2 Personen bearbeiten, brauchen Sie einen Team Inbox.

Verpasste Nachrichten: Ohne Zuweisung gehen Konversationen verloren. Kunde schreibt um 15 Uhr, niemand reagiert, weil alle annehmen, jemand anders kuemmert sich darum.

Doppelte Antworten: Zwei Agenten antworten dem gleichen Kunden mit unterschiedlichen Informationen.

Keine Verantwortlichkeit: Manager fragt "Wer hat diese Beschwerde bearbeitet?" Niemand weiss es.

Inkonsistente Antworten: Ohne Vorlagen und gemeinsame Wissensbasis gibt Agent A andere Preisinformationen als Agent B.

Langsame Antwortzeiten: Ohne Routing warten dringende Nachrichten hinter Routineanfragen.

Wichtige Funktionen

Auto-Zuweisung & Routing

Die wichtigste Funktion:

• Round-Robin-Zuweisung: Verteilt Konversationen gleichmaessig unter verfuegbaren Agenten
• Skill-basiertes Routing: Leitet technische Fragen an technische Agenten weiter
• Abteilungsbasiertes Routing: Kunden waehlen ihre Abteilung ueber ein Menue
• Lastverteilung: Beruecksichtigt offene Konversationen jedes Agenten
• Geschaeftszeiten-Routing: Leitet basierend auf Zeitzone und Arbeitszeiten weiter

WhatsTeam unterstuetzt all dies ueber das Abteilungs- und Zuweisungssystem.

Interne Notizen & Zusammenarbeit

• Interne Notizen: Agenten hinterlassen Kontext fuer den Naechsten
• Erwahnungen: Kollegen markieren fuer ihre Meinung
• Konversationsverlauf: Jeder Agent sieht den vollstaendigen Verlauf
• Uebergabe-Kontext: Bei Neuzuweisung erklaerende Notiz beifuegen

Etiketten & Filter

• Benutzerdefinierte Etiketten (z.B. "VIP", "Dringend", "Wartet auf Lagerbestand")
• Filtern nach Etikett, Agent, Status, Zeitraum
• Massenaktionen: mehrere Konversationen gleichzeitig zuweisen, etikettieren oder loesen

Leistungsanalytik

• Erste Antwortzeit
• Loesungszeit
• Konversationen pro Agent
• Bot-Deflektionsrate
• Spitzenzeiten

Rollenbasierte Berechtigungen

• Agenten: Sehen zugewiesene Konversationen, antworten, fuegen Notizen hinzu
• Supervisoren: Sehen alle Konversationen, weisen um, greifen auf Analytik zu
• Administratoren: Verwalten Teammitglieder, konfigurieren Regeln

CRM-Integration

• Shopify: Bestelldetails in der Konversations-Seitenleiste
• HubSpot / Salesforce: Kontaktdaten synchronisieren
• Zapier / Make: Mit Hunderten Tools verbinden
• Benutzerdefinierte Webhooks: Eigene Integrationen ueber REST API

Team Inbox mit WhatsTeam Einrichten

Schritt 1: WhatsApp-Nummer Verbinden

Registrieren Sie sich auf whats.team/sign-up und verbinden Sie Ihre Nummer. Sie koennen eine bestehende Nummer uebertragen oder eine neue erhalten. Die Einrichtung dauert unter 10 Minuten.

Schritt 2: Team Einladen

Gehen Sie zur Teamverwaltung und laden Sie Agenten per E-Mail ein. Jeder Agent erhaelt eigenen Zugang ueber den Browser.

WhatsTeam-Planlimits:

• Starter ($29/Monat): Bis zu 3 Agenten
• Business ($69/Monat): Bis zu 10 Agenten
• Enterprise ($119/Monat): Unbegrenzte Agenten

Schritt 3: Zuweisungsregeln Konfigurieren

1. Abteilungen erstellen (z.B. Support, Vertrieb, Abrechnung)
2. Auto-Zuweisungsmodus festlegen -- Round-Robin, lastverteilt oder manuell
3. Geschaeftszeiten konfigurieren
4. Begruesungsnachricht einrichten

Schritt 4: Abteilungen Einrichten

Jede Abteilung kann eigene Agenten, Routing-Regeln, separate Analytik und unterschiedliche Arbeitszeiten haben.

Schritt 5: KI-Chatbot fuer Erstannahme Aktivieren

Bevor Konversationen menschliche Agenten erreichen, kann ein KI-Chatbot:

• Haeufige Fragen automatisch beantworten
• Kundeninformationen erfassen
• Zum richtigen Department weiterleiten
• Einfache Anfragen vollstaendig bearbeiten

Ein gut konfigurierter Chatbot bearbeitet 60-70% der eingehenden Konversationen.

KI-Chatbots mit WhatsTeam einrichten

Best Practices

Antwortzeit-Ziele Festlegen

• Erste Antwort: Unter 5 Minuten waehrend der Geschaeftszeiten
• Loesungszeit: Unter 4 Stunden fuer Standardanfragen
• Ausserhalb der Geschaeftszeiten: Automatische Bestaetigung in 1 Minute

Etiketten Konsistent Verwenden

• Prioritaet: Dringend, Hoch, Normal, Niedrig
• Status: Wartet auf Kunde, Wartet auf Lagerbestand, Eskaliert
• Typ: Abrechnung, Technisch, Retouren, Vorverkauf

Analytik Woechentlich Ueberpruefen

• Welche Agenten haben die schnellsten/langsamsten Antwortzeiten?
• Was sind die haeufigsten Konversationsthemen? Kann etwas automatisiert werden?
• Gibt es Tageszeiten, an denen das Team ueberlastet ist?

Team Inbox fuer Verschiedene Anwendungsfaelle

Kundensupport-Teams

Setup: Abteilungen fuer Level 1 (Chatbot + Junior-Agenten) und Level 2 (Senior-Agenten).

Mehr ueber WhatsApp fuer Kundensupport

Vertriebsteams

Setup: Leads nach Quelle an spezialisierte Agenten weiterleiten. Etiketten fuer Deal-Phase nutzen.

Best Practice: Neue Leads innerhalb von 2 Minuten beantworten.

E-Commerce-Betrieb

Setup: Abteilungen fuer Vorverkauf, Nachverkauf und Retouren. Shopify fuer Bestelldaten verbinden.

Mehr ueber WhatsApp fuer E-Commerce

Haeufig Gestellte Fragen

Wie viele Agenten koennen einen Team Inbox nutzen?

Mit WhatsTeam unterstuetzt der Starter-Plan bis zu 3 Agenten ($29/Monat), Business bis zu 10 ($69/Monat), und Enterprise bietet unbegrenzte Agenten ($119/Monat).

Kann ich einen Team Inbox mit meiner bestehenden Nummer nutzen?

Ja. Sie koennen Ihre bestehende WhatsApp Business App-Nummer zum API-basierten Team Inbox von WhatsTeam uebertragen.

Weiss der Kunde, dass er mit verschiedenen Agenten spricht?

Standardmaessig sehen Kunden Ihren Firmennamen und Ihr Profilbild -- nicht individuelle Agentennamen.

Kann ich den Team Inbox auf dem Handy nutzen?

Ja. WhatsTeam funktioniert in jedem Webbrowser, einschliesslich mobiler Browser.

Wie unterscheidet sich ein Team Inbox von der WhatsApp Business App mit verknuepften Geraeten?

Die WhatsApp Business App unterstuetzt bis zu 5 verknuepfte Geraete, bietet aber keine Zuweisung, kein Routing, keine Analytik und keine rollenbasierten Berechtigungen. Ein Team Inbox auf API-Basis bietet all das, plus Automatisierung, CRM-Integration und unbegrenzte Agenten.

Starten Sie mit dem Team Inbox

1. Team Inbox-Funktionen erkunden
2. Preisplaene vergleichen
3. Registrieren und Nummer in unter 10 Minuten verbinden